Elektronischer Rechtsverkehr mit dem Niedersächsischen Oberverwaltungsgericht
Das Niedersächsische Oberverwaltungsgericht und alle sieben Verwaltungsgerichte bieten seit November 2013 die Möglichkeit rechtsverbindlicher elektronischer Kommunikation über das jeweilige Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) der Gerichte an.
Die geltenden rechtlichen Voraussetzungen für die elektronische Kommunikation in Rechtssachen können Sie §§ 55a, 55d VwGO und §§ 173, 175 ZPO und der jeweils geltenden Fassung der bundeseinheitlichen Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) sowie der 2. Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (2. ERVB 2022) entnehmen.
A.
Ab dem 1. Januar 2022 ist die Nutzungspflicht für sogenannte professionelle Einreicher (Rechtsanwälte, Behörden oder juristische Personen des öffentlichen Rechts) einschließlich der von ihnen zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben gebildeten Zusammenschlüsse sowie für nach der VwGO vertretungsberechtigte Personen, für die ein sicherer Übermittlungsweg nach § 55a Abs. 4 Nr. 2 VwGO zur Verfügung steht, in Kraft getreten. Seit dem 01.01.2023 gilt zudem die aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs für Steuerberater. Ab diesem Tag sind vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument zu übermitteln.
Per Post oder Fax übermittelte Schriftsätze dieser Institutionen und Personen und die darin enthaltenen Prozesserklärungen sind formunwirksam und damit auch nicht fristwahrend!
Ist eine Übermittlung aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Übermittlung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig. Die vorübergehende Unmöglichkeit ist bei der Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach glaubhaft zu machen; auf Anforderung ist ein elektronisches Dokument nachzureichen.
B.
Für natürliche Personen oder Institutionen, die nicht in § 55d VwGO genannt sind, gilt:
Natürlichen Personen und Institutionen, die nicht in § 55d VwGO genannt sind, steht für die sichere und rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Justiz - soweit diese durch Rechtsverordnung grundsätzlich zugelassen ist - das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP), das elektronische Bürger- und Organisationspostfach (eBO) und die Nutzerkonten nach dem Onlinezugangsgesetz zur Verfügung – vgl. Hinweise unter C und D.
Die Nutzung eines gewöhnlichen E-Mail-Postfachs erfüllt diese Voraussetzungen nicht.
Die Kommunikation mit dem Gericht über den elektronischen Rechtsverkehr ist somit möglich, aber nicht verpflichtend. Sie können weiterhin Schriftsätze und darin enthaltene Prozesserklärungen per Post oder Telefax bei Gericht form- und fristwahrend einreichen.
C.
EGVP – elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach
Es kann ein vorhandenes EGVP-Postfach zur Übermittlung von Mitteilungen an das Gericht genutzt werden. Dann muss nach § 55a Abs. 3 VwGO das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person einfach signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.
Das EGVP wird nur noch für bestehende Postfächer fortgeführt; eine Neueinrichtung ist nicht mehr möglich. Wie lange die von Ihnen genutzte Clientanwendung das EGVP noch unterstützt, erfragen Sie bitte beim jeweiligen Hersteller.
Auf der Seite https://egvp.justiz.de/ finden Sie allgemeine und nähere Informationen zum EGVP.
D.
Nutzung eines sicheren Übermittlungsweges
Nach der Vorstellung des Gesetzgebers soll die elektronische Kommunikation mit den Gerichten ab dem Jahr 2022 über sog. sichere Übermittlungswege abgewickelt werden (§ 55a Abs. 4 VwGO).
Sichere Übermittlungswege sind:
· der Übermittlungsweg zwischen den besonderen elektronischen Anwaltspostfächern (beA)
· der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichtetem elektronischen Postfach einer Behörde oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (beBPo) und der elektronischen Poststelle des Gerichts.
Hinweis:
Weitere Informationen zur Beauftragung und Einrichtung finden Sie auf den Internetseiten des IT.N.
· der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens eingerichtetem elektronischen Postfach einer natürlichen oder juristischen Person oder einer sonstigen Vereinigung (eBO) und der elektronischen Poststelle des Gerichts.
Hinweis:
Unter dem folgenden Link finden Sie Informationen zum eBO.
· der Übermittlungsweg zwischen einem nach Durchführung eines Identifizierungsverfahrens genutzten Postfach- und Versanddienst eines Nutzerkontos im Sinne des § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes und der elektronischen Poststelle des Gerichts.
Hinweis:
Am 12. Oktober 2023 ist dazu das kostenfreie Postfach „Mein Justizpostfach (MJP)“ verfügbar gemacht worden. Zur Nutzung des MJP wird die Einrichtung eines Nutzerkontos der BundID unter Verwendung des Personalausweises benötigt. Nur dieses hat das für die verbindliche Kommunikation benötigte Vertrauensniveau.
Weitere Informationen zum MJP finden Sie auf der Einrichtungsseite im Bereich „Hilfe, FAQ“:
https://mein-justizpostfach.bund.de/#/faq.
Bei der Übermittlung unter Nutzung des Nutzerkontos kann auf die Anbringung einer qualifizierten elektronischen Signatur an den einzureichenden elektronischen Dokumenten grundsätzlich verzichtet werden. Es genügt die sogenannte einfache elektronische Signatur. Eine einfache Signatur können Sie durch die Aufnahme Ihres Namens, z. B. in die Grußformel am Ende des Dokumentes vornehmen. Weitere technische Geräte sind hierfür nicht erforderlich.
· der Übermittlungsweg zwischen den besonderen elektronischen Steuerberaterpostfächern (beSt) nach den §§ 86d und 86e des StBerG oder einem entsprechenden, auf gesetzlicher Grundlage errichteten elektronischen Postfach und der elektronischen Poststelle des Gerichts,
· sonstige bundeseinheitliche Übermittlungswege, die durch Rechtsverordnung der Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrates festgelegt werden, bei denen die Authentizität und Integrität der Daten sowie die Barrierefreiheit gewährleistet sind.
E.
Zustellungen durch das Gericht
Nach § 173 Abs. 2 ZPO haben
1. Rechtsanwälte, Notare, Gerichtsvollzieher, Steuerberater sowie sonstige in professioneller Eigenschaft am Prozess beteiligte Personen, Vereinigungen und Organisationen, bei denen von einer erhöhten Zuverlässigkeit ausgegangen werden kann, sowie
2. Behörden, Körperschaften oder Anstalten des öffentlichen Rechts.
einen sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Zustellung eines elektronischen Dokuments zu eröffnen.
Für Nutzer des MJP gilt, dass an Sie auf diesem Weg mit ihrer Zustimmung auch eine Zustellung bewirkt werden kann. Die Zustimmung gilt dabei für das jeweilige Verfahren als erteilt, wenn der Nutzer seinerseits ein elektronisches Dokument auf diesem Weg eingereicht hat. Ein elektronisches Dokument des Gerichts gilt grundsätzlich am 3. Tag nach dem auf der automatisierten Eingangsbestätigung ausgewiesenen Tag des Eingangs in dem vom Empfänger eröffneten elektronischen Postfach als zugestellt (§ 173 Abs. 4 ZPO).
F.
Anforderungen an elektronische Dokumente durch die Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV-
a) Verwenden Sie als Dateiformat ausschließlich PDF oder TIFF. Die Dateiformate müssen den nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV bekannt gemachten Versionen entsprechen. Die aktuelle Bekanntmachung finden Sie hier.
b) Es wird dringend die Verwendung des strukturierten Datensatzes XJustiz empfohlen. Sofern Sie eine Kanzleisoftware nutzen, wird dies womöglich von der Programmierung einer Schnittstelle abhängen. Sofern Sie diesbezüglich Fragen haben, setzen Sie sich bitte mit dem Hersteller Ihrer Kanzleisoftware in Verbindung.
c) Beim Ausfüllen der Felder im EGVP, beA, beN, beBPo, eBO und in der De-Mail ist bei der Angabe gerichtlicher und/oder eigener Aktenzeichen auf die korrekte Bezeichnung des Aktenzeichens zu achten, überflüssige Leerzeichen, Ergänzungen wie „NZS“ oder Klammerzusätze sind zu vermeiden.
Ist ein gerichtliches Aktenzeichen nicht bekannt, ist eine schlagwortartige Angabe vorzunehmen (zum Beispiel: Klage, Beschwerde, Berufung oder nur Neu).
Eine besondere Eilbedürftigkeit ist ebenso mit einer knappen schlagwortartigen Angabe zu beschreiben (zum Beispiel: Eilt, Einstweilige Verfügung). Bevorzugt zur Angabe des Schlagwortes besteht ab dem 01.06.2022 die Möglichkeit, die Sendungspriorität über den strukturierten Datensatz XJustiz anzugeben. Diese Angabe kann automatisiert ausgewertet werden und erleichtert dadurch der Justiz, die Eilbedürftigkeit wahrzunehmen.
Das Feld „Nachricht" ist nicht zu verwenden.
d) Bei der Zusammenstellung der Dateien gilt, dass jeweils nur ein Dokument je Datei erstellt werden soll. Dies gilt sowohl für den Schriftsatz als auch für etwaige Anlagen. Sehen Sie davon ab, ein sogenanntes „Anlagenkonvolut" in einer Datei zusammenzufassen. Es können aktuell bis zu 1.000 Dateien in einer Sendung an das Gericht im elektronischen Rechtsverkehr übermittelt werden.
e) Der Dateiname soll einen Rückschluss auf den Inhalt der Datei zulassen („sprechender Dateiname"). Für die Dateibenennung können alle Buchstaben des deutschen Alphabets (einschließlich der Umlaute ä, ö und ü sowie des Buchstabens ß), alle Ziffern und die Zeichen Unterstrich und Minus genutzt werden. Punkte sind nur als Trennzeichen zwischen Dateiname und Dateinamenserweiterung (z. B. „Text.pdf“) vorgesehen. Die Aufnahme des Zeitpunkts der Erstellung der Datei im Format JJJJ-MM-TT im Dateinamen ist sinnvoll, um eine Überspeicherung älterer Dateien zu verhindern. Bei der Benennung von Anlagen kann die bisherige Systematik aus der Papierwelt übernommen werden.
Schließlich ist es für eine geordnete Ablage und einen geordneten Ausdruck sinnvoll, mit dem Dateinamen eine Nummerierung der Dokumente zu verbinden. Diese könnten zum Beispiel lauten: „00_Klageschrift_2019-09-01.pdf“, „01_Anlage_K1_2019-08-29.pdf“, „02_Anlage_K2_2019-09-15.pdf“ usw.
Weitere Informationen können dem Merkblatt "Namenskonventionen im elektronischen Rechtsverkehr“ entnommen werden.
f) Eine sog. Container-Signatur, also die gemeinsame qualifizierte elektronische Signatur mehrerer Dokumente, ist unzulässig (§ 4 Abs. 2 ERVV).
g) Im Falle der elektronischen Beantragung von Prozesskostenhilfe ist gemäß § 117 Abs. 3 und 4 ZPO für die Erklärung über die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse das hierfür vorgesehene Formular zu verwenden.
Dieses sollte dann von der Antragstellerin oder dem Antragsteller qualifiziert elektronisch signiert oder ggf. über das beA einer Rechtsanwältin oder eines Rechtsanwalts eingereicht werden
h) Für die Übermittlung eines strukturierten maschinenlesbaren Datensatzes gemäß § 5 Abs. 1 Nr. 2 der ERVV ist seit dem 31. Oktober 2023 ausschließlich die XJustiz-Nachricht „uebermittlung_schriftgutobjekte“ in der XJustiz-Version 3.4.1 zu verwenden, die auf https://xjustiz.justiz.de veröffentlicht ist.
Weitere Hinweise:
- Sollten Sie Hilfe beim Auslesen eines Datensatzes im XML-Format benötigen, den Sie vom Gericht erhalten haben, hat die Justiz hier eine kostenlose
Anwendung bereitgestellt, die die Visualisierung ermöglicht und
insbesondere die Erzeugung eines rücklaufenden elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) im XML-Format unterstützt.
Des Weiteren steht Ihnen hier eine Browseranwendung für Zustellungsempfänger des eEB zur Verfügung.
- Weitere Informationen zum elektronischen Rechtsverkehr finden Sie unter https://egvp.justiz.de. Weitere Hinweise der Bund-Länder-Kommission
für Informationstechnik in der Justiz finden Sie hier.
Normale E-Mails stellen in keinem Fall eine formwirksame Kommunikation mit dem Gericht dar. Nutzen Sie keine E-Mails für die Kommunikation in gerichtlichen Verfahren.